得意先との打ち合わせにゾロゾロと大勢で行くことについて

ちょっと真面目に長文書きそうな予感。。。
僕は、自分が存在価値を出せない打ち合わせに参加するのは嫌なので(まあ、誰でもそうか、、、)、自分がそんなに必要でない場合の打ち合わせには極力参加しないようにしている。
とはいえ、参加しなきゃいけない時もあって、そういう時はたいてい「ゾロゾロと大勢で行く」ことになる。
ちゃんと認識すべきだ。
ゾロゾロと大勢で訪問して、良い顔をされたことは一度もないことを。
「いやあ、たくさん来るねえ」
「ええ、意気込みを見せようかと思いまして。数で勝負です!」
という得意先と営業との会話は、長い社会人生活、これまでに127回くらい聞いている。
そんな会話でごまかせる問題ではない。
ゾロゾロ系は見苦しいだけでなく、実際に、打ち合わせコストは相当なものだし。
こんなのあるんだね。(会議にかかる人件費メーター
ゾロゾロ系のデメリットはもっとあると思う。
まず、参加人数が多いほど質問に対する回答が即答できなかったり、同様に持ち越し宿題を多く残した場合の得意先のフラストレーションはきっと相当なもの。
こんなにようさん来てるのに、専門家おらんのか!と。
つまり、参加人数が多いほど、その打ち合わせで提供せねばならない価値(相手にとっての期待価値)は絶対に高まる。それを覚悟しなければならない。
(いや、むしろゾロゾロ系で来られた時点で、期待価値下がってるのが実情かも。。。)
あと、もうひとつデメリットだと思うのが、多人数相手だとそもそも喋りづらい。
得意先にとっては、たくさんの相手に話すというだけで、なんか一人ずつに伝わるコミュニケーション総量が分散される気がして、、、誰が自分の発言を自分ごと化して聞いてくれてるんだろう??って気持ちになる。
ましてや、相手にしてみると、ここに居る人たちは、これまでの経緯や背景とか前提とかをどれだけ理解してるのかなあ、って不安になったりする。
だからたいていの場合、実りある打ち合わせにはならないんだよなあ。。。
ゾロゾロ系が起こるケースは、ほとんどの場合、
担当者とそのマネージャーが両方参加することで起こってる。
それが営業、企画担当、クリエイティブ、、、とかで各2名参加となったら、それだけで超ゾロゾロ系。
まあ、営業マネージャーの同席は必要なケースもあるけど、スタッフ部署は基本的には担当者だけで良いな。
このケースは2パターンあって、
①担当者がまだ若くて、マネージャーとして同席すべき、と思っちゃう場合と、
②マネージャーがメインプレーヤーで、サブとして部下も連れて行こうか、と思う場合。
①の場合は、親心としては参加すべきと思うけど、実際得意先との打ち合わせ最中にコーチングできるわけではないし、部下が若いとはいっても、そんな損害を与えるような発言するわけでもないし、思いきって任せる。
ただし、事前に営業にはしっかりと了承を得て、フォローをお願いする。
むしろ、②のほうが判断が難しい時が多いなあ。
やっぱり出来る限り得意先と顔を合わせる回数は増やしてあげたい。ダイレクトに得意先の声を聞けば、その後の仕事の理解だったり、モチベーションだったり、大きく違うから。
打ち合わせの議題にもよる。一方的なプレゼン中心であれば、逆に部下に任せることも出来る。相手からの質問とかやりとり中心ならマネージャーである自分だけが行く、とか。
とにかく、得意先にとっては、マネージャーだろうが若手担当者だろうが業務上の役割は同じなので、「どっちか一人だけ参加」を鉄則とすべきだと思うなあ。
そんでも、どーーしてもゾロゾロ系になってしまう場合は、
相手の立場になって考えると、最低限心がけたいことがある。
・何名で訪問するのか事前に伝える(先方が用意される資料部数、会議室サイズに影響)
・冒頭で、軽くでも良いから各参加者の業務役割、もしくは打ち合わせに参加する意義を伝える
まあ、これはゾロゾロ系じゃなくても、最低限のマナーだけど。
ゾロゾロ系は極力止めたいね。
打ち合わせのビフォワ(事前準備とか)とアフター(議事録とか)を丁寧にすることで、ゾロゾロ系は無くせる。
で、ゾロゾロ系って何人以上だ??

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です